人们总是希望在需要一份资料的时候，能快速的查找到它，但在档案管理馆、企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。长久以来这个问题一直困扰着档案资料管理人员。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中，起着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象，而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。 通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，广东中控瑞迪优电子技术有限公司设计出一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善。
近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显。 档案编目低效 档案存放混乱 档案查阅耗时 档案盘点不便 失效档案的管理滞后 鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。利用RFID自动识别技术与后台数据库管理系统相结合，实现对档案全过程跟踪与智能化管理。使用对象包括各类政府、军队、事业单位、大中型企业、医院、学校、图书馆、涉密机关等需要对档案智能管理的单位及各类卷宗、机密文件管理等。
